martes, 1 de mayo de 2018

Consejos para adquirir software de gestión empresarial

Hoy quiero explicar ciertos elementos/ideas que pueden sernos de utilidad a la hora de adquirir alguna herramienta informática, ya sea para la gestión empresarial o cualqueir otra variante.
Un elemento muy importante para elegir una herramienta de gestión empresarial es tener un documento que nos proporcione nuestro proveedor de qué hará y que no hará la herramienta. Pero sobre todo que hará el software que vamos a adquirir, cuando más detallado mejor. Este documento será nuestro contrato si llegamos al punto de que se nos presenta el producto y no cumple con los que se nos prometió. Este documento en el mundo del desarrollo de software lo podemos llamar alcance o también requisitos.
Otra de las cosas que recomiendo preguntar es si la empresa que nos va a implantar el proyecto utiliza metodologías ágiles. Lo que quiero decir con esto es que una vez la empresa en cuestión sabe lo que queremos, se pueden tomar diferentes vías. La antigua es que la empresa se aparte de nosotros durante un tiempo y cuando ya tiene el producto nos lo enseña, si por cualquier motivo, el día que explicamos lo que queríamos no lo hicimos bien, se nos entendió mal, o ahora queremos otra cosa, la empresa ya habrá invertido un tiempo que habrá que pagar. Además de que si queremos corregir esas desviaciones habrá que consumir un tiempo, que también habrá que pagar. Si la empresa utiliza metodologías ágiles al pasar pocos días (2 semanas como mucho) se nos presentará una primera versión del producto, muy básica, pero ya desde el principio vamos viendo lo que será el producto final y de esta manera es mucho más fácil arreglar esos posibles malentendidos que se pudieran ocasionar en las reuniones iniciales.
Otro punto a tener en cuenta es adquirir y pagar sobre las características que necesitemos, por ejemplo, es muy posible que al ir a adquirir un programa de gestión nos ofrezcan características como multiusuario, en la nube, multiplataforma… nuestro trabajo será explicar muy bien que queremos y que no, y pagar solo por aquellas características en las que estemos interesados. ¿Para qué queremos un programa en la nube si el 95% de nuestro tiempo estamos en la oficina? O por el contrario, queremos un programa en la nube porque para nosotros es importante trabajar desde diferentes sitios, pero no necesitamos que sea multiusuario.
Y por último, pero no menos importante, esta la implicación del equipo que quiera adquirir un software para gestionar mejor su empresa. Adquirir un software no es como adquirir cualquier otro bien de consumo, el cual pides y hasta que te llega te olvidas del asunto, hay que estar muy encima en todo el proceso. Además, como consejo extra, los desarrolladores suelen agradecer cuando hay clientes implicados. Así que será labor tuya, la de forzar reuniones de seguimiento, testear el programa y explicar tus impresiones en todo momento..., se que es un trabajo muy laborioso, pero la recompensa será muy alta. Tener la herramienta exacta que necesitas.

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