Gastos con Google Apps

Como gestionar gastos compartidos con otras personas a través de google apps.

Dado que mi artículo GTD con Google Apps ha tenido cierta repercusión, he decido hacer otro sobre compartir gastos con Google Apps. En este artículo voy a describir como podemos llevar un registro de gastos compartidos entre diferentes personas de una manera muy sencilla a través las herramientas de Google. El principal producto en el que nos basaremos será Hojas de cálculo, en el cual nos crearemos una hoja donde se irán registrando todos los gastos de las diferentes personas y mediante la funcionalidad de tabla dinámica, podremos crear diferentes informes, quien lleva más gastado, en que nos gastamos más o cualquiera que se os ocurra. Por otro lado, para poder introducir los gastos de una maneras más cómoda crearemos un formulario.

Creación del formulario

El objetivo es hacer un formulario con los campos que nos interesen, por ejemplo, persona, día, tipo de gasto, concepto y valor.

No voy a entrar en detalles de como hacer el formulario, ya que hay mucha documentación por internet, lo que si que puedo recomendar es que cuando hagamos formularios de este estilo, hagamos el menor número de campos de tipo texto libre, ya que luego darle formato a la información será excesivamente complicado. Para el ejemplo que estamos tratando, si ya sabemos quien va a introducir los gastos o los tipos de gastos con lo que vamos a trabajar, pues definimos esos campos como desplegables y no como textos libres, como se puede ver en la imagen anterior.

Una vez compartimos el formulario con los interesados y vamos introduciendo respuestas y desde la parte de respuestas en la web de formularios de google ya podemos ver los resultados con algunas gráficas propuestas.

Desde formularios también podemos convertir las respuestas en una hoja de cálculo, esta es la funcionalidad que más uso yo, ya que una vez tenemos las respuestas en una hoja de cálculo podemos presentar la información como queramos mediante la funcionalidad de tabla dinámica. Por ejemplo, en el gráfico anterior que se nos propone, vemos cuantas respuestas ha hecho cada persona, pero a mi me interesa cuanto se ha gastado cada persona. 

De esta manera podemos recoger los gastos que compartimos con varias personas y ver de un vistazo rápido cuanto esta poniendo cada persona. Del mismo modo, podemos hacer lo mismo por tipo de gasto o por cualquier otro dato que se nos ocurra.

Soy consciente de que en el mercado hay numerosas aplicaciones para solucionar este problema de gastos compartidos, pero con esta solución simplemente teniendo una cuenta de google ya tenemos todo lo necesario. Esta solución también es buena cuando tenemos un conjunto de personas que trabajan con diferentes plataformas (ios, android, mac, pc...) ya que las apps de google están en todas las plataformas y en caso contrario, siempre podremos acceder vía web. Es posible que al principio parezca algo complicado, pero si hacemos algún proyecto pequeño como el que he presentado aquí, luego podremos abordar retos más grandes simplemente con estas dos herramientas.

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