GTD con Google Apps

Después de leerme el libro Organízate con eficacia de David Allen decidí implementar su método, no sabía muy bien como, ¿alguna aplicación desarrollada por alguien? ¿desarrollar mi propia aplicación ? He probado diferentes tecnologías y al final la más útil y sencilla ha sido utilizando las Google Apps, con Hojas de cálculo, Keep y Calendar podemos implementar fácilmente el maravilloso método de David Allen.

Spreadsheets

Tareas
En una hoja registraremos nuestras tareas con campos como fecha de inicio, fecha de fin, descripción de la tarea, persona de contacto, lugar, un campo para indicar si la tarea esta realizada o no... Esta hoja lo ideal es verla filtrando por las tareas no realizadas y ordenadas por fecha ascendente.
Proyectos
Como desarrollador que soy, en mi caso, el concepto de proyecto es muy importante, por lo que he creado otra hoja identificando los proyectos. Nombre, solicitante, fecha de inicio...

Estas dos hojas serán los inputs, es decir, las hojas donde nosotros daremos de alta proyectos y tareas. Y con esas dos hojas podemos hacer tablas dinamicas para sacar la información como queramos. Por ejemplo una que he llamado dashboard que es una combinación de los proyectos y tareas que me he creado con una tabla dinámica.

Esto es simplemente una orientación, lo que quiero decir es que con las hojas de cálculo de Google podemos gestinar perfectamente nuestros proyección y tareas.
Para una comprensión más fácil en el siguiente enlace tenéis una hoja de cálculo muy sencilla, pero que servira para entender las posibilidades que tenemos con esta herramienta.
GTD con spreadsheets

Google Keep

Una de las cosas que más me ha gustado del libro organízate con eficacia de David Allen es el concepto de la lista "Algún día". Y la verdad, es que este problema lo tenía desde hace mucho tiempo y no era capaz de solucinarlo, al contrario, me generaba bastantes frustaciones. Muchas veces, resolviendo algún problema, se me ocurre alguna mejora o proyecto interesante que implementar, entonces me ponía con ello dejando la tarea original, haciendo esta segunda tarea, se me vuelve ocurrir otra idea y así otra vez. Con la lista de algún día solucinamos este problema. Me he creado una lista en Google keep, y cuando estoy haciendo una tarea y se me ocurre alguna idea la escribo en la lista de algún día de google keep. Para que esta lista no sea infinita, también indico la fecha en la que he escrito la idea, para ir borrando las ideas que ha pasado un intervalo de tiempo suficiente y no las he hecho. ¡Pero el resultado es practicamente el contrario! Al tener esas ideas en una lista que voy revisando, voy haciendo esas ideas originales que antes no tenía tiempo de hacer.

Conceptos importantes aprendidos en el libro

De los tres próximos conceptos, dos, se podría decir que me han cambiado la vida, métodos que creía que eran buenos para ser productivo y ¡resulta que eran contraproducentes!
No ensuciar la agenda
Antes de leer este libro era un "agendadicto", todo iba a la agenda, cualquier tarea pendiente iba a la agenda. En organizáte con eficacio de David Allen explica que la agenda es para tareas que tengan un momento en el tiempo, por eso ponemos esas tareas en un día y hora concretos. Mi error era que si tenía una tarea pendiente por ejemplo, revisar el funcionamiento del programa xxxx lo metía en la agenda ¡error! esta es una tarea pendiente, pero no tengo por que hacerla un lunes a las 10:30. Con esto lo que conseguía era estar siempre viendo que tenía los días con miles de tareas por hacer y que no las resolvia con la velocidad que me gustaría. Solución: tareas sin tiempo definido a nuestra lista de tareas, tareas en un tiempo en concreto, por ejemplo una reunión, al Google Calendar.
Regla de los dos minutos
Como he comentado anteriormente, llevaba la utilización de la agenda a la enesima potencia, cualquier tarea que tenía que hacer, por simple que fuera, iba a la agenda. En el libro, el autor cuenta que si tenemos una tarea de menos de dos minutos y tenemos las herramientas para poder hacerla, hagamosla. Esto aunque parezca una tontería, ayuda muchísimo a ser más productivos. Los detalles insignificantes hay que quitarselos, para poder focalizar nuestros esfuerzos en proyectos interesantes. Esta regla hay que expandirla por todo el mundo "Si tienes algo que hacer que dura menos de dos minutos, hazlo"
Profesional y Personal a partes iguales
Otro de los aspectos que se repite bastante en el libro y que me ha calado bastante hondo es que es igual de importante la tarea "hacer resumen de la última reunión " que "reservar en el restaurante XXX para cenar con mi novia". Y es cierto, hay que intentar sacar lo mejor de uno mismo tanto para la vida profesional como para la vida personal.

Recomendación 

El objetivo de este artículo es nombrar MUY POR ENCIMA la metodología GTD Getting This Done de David Allen y como aplicarla mediante unas tecnologías sencillas y accesibles. La lectura de este artículo no te exime de la lectura del libro, al contrario, si te ha gustado el artículo te recomiendo encarecidamente que te hagas con un ejemplar y lo leas.

¿Tiendes dudas de como aplicar las técnicas de Organízate con eficacia? Ponlas en los comentarios y te ayudaremos.

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